Ajanhallinta ei välttämättä niin hallussa

Ajanhallinta ei välttämättä niin hallussa

Kun sinun täytyy keskittyä jonkin asian tekemiseen, sanotaan vaikka toimintakertomuksen kirjoittamiseen, mikä on melko aikaa vievää, niin poista häiriötekijät; laita ovi kiinni, sulje puhelin, sulje sähköposti… Nämä hyvät ohjeet annetaan aina ajanhallintakursseilla ja ne voi lukea mistä tahansa oppaastakin.

No sitten kun palaat sieltä kurssilta intoa täynnä omiin tehtäviisi, niin aika nopeasti huomaatkin ohjeiden olevan erittäin toimivia teoriassa, mutta käytännön kanssa niillä ei ole mitään tekemistä. Kun johdat terveydenhuollon organisaatiota, niin ihan ykköstehtävänähän on varmistaa se, että resurssointi on riittävä. Kun henkilökuntaa on noin 300, niin siihen joukkoon mahtuu sairausloman pätkä jos toinenkin, nämä poissaolot eivät myöskään ole aina kovinkaan paljon etukäteen tiedossa, vaan voivat tapahtua myös kesken työpäivän. Tämä johtaa siis siihen, että puhelin ei voi olla kiinni eikä myöskään se ovi, sillä sinun on oltava jatkuvasti saavutettavissa, jotta pystyt hankkimaan sijaisia. Ja sitten pienemmässä organisaatiossa, johon sijaisia on vaikeampi saada, menet itse sinne hoitotyöhön. Siinä sitten hampaiden paikkauksen tai haavan puhdistuksen lomassa onkin helppo miettiä, mitä siihen toimintakertomukseen oikein kasaisi.

Sitten oli vielä tuo sähköpostin sulkeminen. No se kyllä periaatteessa toimisi, paitsi että siellä sähköpostissa on kaikki tieto, mitä tarvitset, koska et koskaan ehdi edes ajattelemaan niiden liitteiden tallentamista johonkin tiedostoon, koska muistat paremmin, että sen tiedon välinehuollon kustannuksista lähetti Maija viime tammikuussa (vai oliko se helmikuussa vai oliko se muuten edes tänä vuonna…), niin Outlookin hakutoiminnolla se löytyy nopeammin, kuin mistään tiedostokansioviidakosta. Paitsi, että ei oikeasti.

Koettu on tämä kaikki, ei ollut aika hallussa, ihan naurattaa näin jälkikäteen, miten hölmösti toimin, vaikka tuolloin oli fiilis, että on jollain survival campilla ja tulee sieltä ulos ihan voittajana, tosin se toimintakertomus kirjoittamatta. En tainnut ehtiä kirjoittamaan yhtäkään, mutta tiedostokansion kyllä loin jo niille.

No nyt kun on ollut aikaa mietiskellä mennyttä, niin miten sitä aikaa olisi voinut hallita. Muutamia ajatuksia:

  1. Mieti päivääsi kuuluvat rutiinit ja tee ne, älä jätä niitä seuraavaan päivään. Voin kertoa, että seuraavana päivänä jo kaksinkertaisen työmäärän suorittaminen tuntuu sellaiselta haasteelta, että sen lykkää tuonnemmaksi, kunnes sinulla on viiden päivän rutiinit suoritettavana. Toki, sitten kun sen suman olet selvittänyt, niin voikin itsensä palkita viinilasillisella, mutta se selvitystyö onkin aiheuttanut sitten toisaalle monta tekemätöntä tehtävää ja sen tajutessasi alkaa henki salpautua.
  2. Älä oikeasti vastaa KYLLÄ kaikkiin ehdotuksiin. On tosi siistiä päästä uusiin juttuihin mukaan ja verkostoitua aina vain uusien ihmisten kanssa, mutta on kuitenkin järkevämpää hoitaa ne jo olemassa olevat tehtävät kunnolla pois alta, kuin ehdoin tahdoin haalia itselleen lisää ja lisää, jotta näyttäisit tehokkaalta ja aikaansaavalta. Koska oikeasti, kun sinua seuraa, niin näytät järkesi menettäneeltä. Kukaan muu, kuin sinä itse ei tiedä selviätkö tehtävistäsi oikeasti, joten sinulle ehdotetaan jatkuvasti kaikenlaisia lisätehtäviä. Jos sinulla kuitenkin on jo riittävästi, sano reippaasti “ei kiitos, tätä en pysty hoitamaan”, ei siitä kukaan suutu. Ja jos suuttuu, niin jätä se omaan arvoonsa. Tiedän, että on vaikeaa opetella sanomaan EI. On paljon helpompaa miellyttää muita vastaamalla KYLLÄ ja sitten yrittää miettiä, miten itse tilanteesta selviää. Useimmiten selvisin, mutta pää siinä alkoi pikkuhiljtaa hajoamaan, pidä sinä siis itsestäsi huolta tässäkin asiassa.
  3. Luo oikeasti selkeitä tiedostokansioita ja alakansioita, joihin tallennat välittömästi sähköpostiin tulevat tärkeät dokumentit eli sellaiset, joita tiedät tarvitsevasi myöhemmin.. Pyri nimeämään kansiot siten, että vielä seuraavanakin päivänä ymmärrät, mitä ne sisältävät. Esimerkiksi “Välinehuollon kustannukset” EI “Maijan posti”. Kiireessä nimittäin käy helposti niin, että nimeää sen sillä hetkellä omasta mielestään hyvällä tavalla, mutta seuraavana päivänä tiedostoa ei enää löydä. Tämä on sama ilmiö kuin kotona, kun piilotat passin niin hyvään paikkaan, että sitä eivät mahdolliset murtovarkaat löydä, ikinä, etkä sitten löydä itsekään siinä vaiheessa, kun lento lomalle on seuraavana päivänä.
  4. Ota välillä rennosti. Työnantajasikin hyötyy oikeasti siitä, että joskus kahvitaukosi venyy tunnin mittaiseksi. Työssä pitää olla myös hauskaa, ja mikään ei paranna maailmaa paremmin ja lisää jaksamistasi, kuin kahviporukan keskinäinen huono huumori. Anna itsellesi lupa olla joinakin päivinä vähemmän tuottelias kuin toisina, se on inhimillistä.
  5. Järkeistä palaverikäytännöt. Kun järjestät itse kokouksen, pidä huolta, että sillä tapaamisella on agenda ja siinä pysytään eikä varattu aika ylity. Kun saat kutsuja kokouksiin ja niitä tulee päällekkäin, karsi reippaasti kalenterista pois ainakin ne, joista ei ole esityslistaa tai jonka et koe mitenkään liittyvän sinuun tehtäviisi. Älä siis juokse kokouksissa vain sitä varten, että joku on sen järjestänyt. Kerran olin tilanteessa, jossa minulla oli neljä kokousta peräkkäin, kaikki samassa tilassa. Minä istuin kuusi tuntia paikallani ja ihmiset vaihtuivat ympärilläni ja myös kokouksen aihe. Niistä kokouksista minulle ei jäänyt mieleen muuta kuin se, mitä edellisessä lauseessa kerroin. Toivottavasti sentään joku koki, että vaikutin johonkin siellä pönöttäessäni.

On niitä varmaan lisääkin ohjeita, nämä nyt kuitenkin tulivat päällimmäisenä mieleen, kun omaa touhuamistani mietiskelin.  

Ja ihminen on siitä kummallinen otus, kun se ei opi kerrasta. Itse olen tosiaan kerran käynyt läpi nämä samat asiat ja sitten lähtenyt toiseen työhön, koska en löytänyt enää tapaa työskennellä itselleni terveellisellä tavalla. Sitten löysin itseni toisesta tehtävästä toistamassa näitä täysin samoja virheitä. Ja oli muuten aika lähellä, etten yrittäjänä hypännyt heti samanlaiselle ladulle. Kaveri sanoi lohduttaen, että “Suvi, et sinä luonteellesi mitään mahda, tuollainen sinne tänne sinkoilija olet aina ollut ja kaikkea on sinun aina tarvinnut yrittää.” Kyllä nyt kuitenkin kaikkeni yritän sen suhteen, että jatkossa pystyn erottamaan työn ja vapaa-ajan halutessani toisistaan ja työn saan hoidettua hyvin ja tehtäviin on aikaa keskittyä. Toivon, että sinullakin on se taito tai ainakin aloitat nyt viimeistään opettelemaan siihen.

Vastaa

Sähköpostiosoitettasi ei julkaista. Pakolliset kentät on merkitty *